Het nut van een strategisch crisisplan
Arjen Boin & Werner Overdijk
Gezichtsbepalende crisisleiders willen na afloop nog wel eens verklaren dat zij geen gebruik hebben gemaakt van het crisisplan. We hebben het niet geraadpleegd. We hebben het niet eens afgestoft!
Dit hoorden we bijvoorbeeld van Brandweercommandant Ernst na de Bijlmerramp en Minister Opstelten na het Moerdijk incident. Enig gevoel voor heroïek zal een rol spelen. Maar een lezing van evaluatierapporten bevestigt dit beeld: crisisplannen worden niet gebruikt tijdens de respons. Improvisatie en daadkracht, daar gaat het blijkbaar om.
Deze improviserende leiders kunnen een beroep doen op de wetenschap om hun dedain voor crisisplannen van een fundament te voorzien. Vanaf het moment dat de studie van rampen en crises serieus ter hand is genomen – we spreken van de jaren ’80 – bestaat in Nederland maar één principe als het gaat om (strategisch) crisis management: plannen zijn nutteloos, alleen het proces van planning telt. Dit mantra is nog steeds tot op de hoogste treden van de hiërarchische ladders te beluisteren. Het wordt met een vanzelfsprekendheid herhaald in allerlei crisiscursussen en seminars.
Zoals in elk mantra schuilt ook hier een kern van waarheid in. De meeste plannen hebben weinig tot geen meerwaarde tijdens een crisis. Veel plannen zijn te dik, onleesbaar of onvindbaar. Ze vertellen niet wie wat moet doen, en hoe dat zou moeten. Het komt helaas ook nog steeds voor dat plannen niet worden bijgehouden en oude of onvolledige gegevens bevatten (verkeerde telefoonnummers, mensen die al lang niet meer bij de organisatie werken etc.). Dan is het natuurlijk geen wonder dat plannen niet worden gebruikt.
Sommige wetenschappers betwisten het nut van een plan. Zij stellen dat crises zich niet laten voorspellen. De crisis van morgen is altijd anders dan de crisis van gisteren. Dit impliceert dat de uitdagingen van morgen anders zullen zijn dan die van gisteren. Deze wetenschappers beweren met een soort vanzelfsprekende stelligheid – veel bewijs komt er niet aan te pas – dat een goede respons voortvloeit uit wederzijds vertrouwen tussen de partners in het responsnetwerk. Plannen mogen dan nutteloos zijn, het proces van planning kan zo een functie vervullen. Het onderliggende idee is dat samen plannen tot wederzijds vertrouwen leidt.
Samen aan een plan werken – wetend dat het nooit gebruikt zal worden – is in dit perspectief toch nuttig omdat ‘iedereen dan een gezicht heeft’ bij de contactpersoon aan de andere kant van de lijn. Improviseren werkt beter als we elkaar eens gezien hebben. Laten we nu gewoon eens aannemen dat dit waar is. Zou het dan toch niet handig zijn als het product van alle planningsactiviteiten tot iets leidt dat wel wordt gebruikt tijdens een crisis?
Naar een strategisch plan dat werkt
Een strategisch crisisplan is effectief als het aan twee voorwaarden voldoet. Ten eerste moet het belangrijke en correcte informatie bevatten over de crisisrespons. Ten tweede moet de belangrijkste informatie gemakkelijk en snel beschikbaar gemaakt kunnen worden tijdens een crisis.
De professionals van Crisisplan BV kunnen u helpen met het toetsen van bestaande crisisplannen en het formuleren van strategisch crisisplannen. Met onze unieke Surveytool brengen wij de belangrijkste informatie in kaart en leveren wij de contouren van uw crisisplan aan (snel en goedkoop!).
Voor meer informatie, zie: https://www.crisisplan.nl/surveytool/
